Cómo hacer una factura en tu consulta privada: datos obligatorios, IVA exento y retenciones

Un paciente te pide «la factura para el seguro», una empresa te contrata un taller de bienestar para su plantilla o tu asesor te devuelve el trimestre porque faltan facturas en la numeración. Hacer una factura parece lo más sencillo del mundo hasta que aparecen las dudas de verdad: ¿tengo que dar factura aunque el paciente no la pida?, ¿pongo IVA o no?, ¿cuándo se aplica la retención de IRPF?, ¿qué escribo en el concepto sin revelar datos de salud?, ¿puedo borrar una factura que me salió mal?

Esta guía está pensada para psicólogos, fisioterapeutas y dietistas-nutricionistas con consulta privada en España, tanto si trabajas como autónomo como si lo haces a través de una sociedad. Vas a ver qué datos son obligatorios, cómo se refleja la exención de IVA sanitaria, cuándo hay retención, qué diferencia hay entre factura completa y simplificada, cómo corregir errores con una factura rectificativa, cuánto tiempo hay que guardarlas y qué cambia (y qué no) con Veri*Factu y la factura electrónica. Al final tienes una plantilla de ejemplo, un checklist y preguntas frecuentes.

Esta guía es informativa y se basa en la normativa general de facturación (Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación) y en la Ley 37/1992 del IVA. Cada caso tiene matices: ante situaciones concretas, consulta con tu asesor o gestoría.

¿Tienes que hacer factura a todos tus pacientes?

Sí, como regla general. El Reglamento de facturación obliga a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizas en tu actividad profesional. Existen algunas operaciones exentas de IVA para las que no hay obligación de facturar, pero la asistencia sanitaria a personas físicas prestada por profesionales sanitarios no está entre esas excepciones: aunque esté exenta de IVA, tienes que emitir factura.

En la práctica, esto significa que:

• Cada sesión, valoración, tratamiento o bono que cobras debe quedar documentado con su factura (completa o simplificada, según el caso).
• Da igual que el paciente pague con tarjeta, Bizum, transferencia o efectivo: el medio de pago no cambia la obligación. Si quieres repasar las formas de cobro, tienes la guía sobre cómo cobrar a tus pacientes.
• Da igual que el paciente «no la necesite». Tú sí la necesitas para tu contabilidad, tus libros registro y para justificar tus ingresos ante Hacienda.

Hacer facturas no es solo un trámite fiscal. Es tu mejor defensa en una comprobación de Hacienda, lo que permite al paciente pedir un reembolso a su aseguradora y la base para saber cuánto ganas realmente cada mes.

Datos obligatorios de una factura completa

La factura completa (la «factura normal» de toda la vida) debe incluir una serie de datos mínimos. Esta tabla los resume adaptados a una consulta sanitaria:

Dato	Qué poner en tu consulta	Comentario práctico
Número y, en su caso, serie	Por ejemplo, 2026-0147	Numeración correlativa, sin saltos. Puedes usar series distintas (por ejemplo, una para rectificativas).
Fecha de expedición	Día en que emites la factura	Si la sesión fue otro día, indica también la fecha de la operación.
Tus datos	Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio	Si trabajas con sociedad, los de la sociedad, no los tuyos personales.
Datos del destinatario	Nombre y apellidos o razón social y domicilio; NIF cuando el destinatario es empresa o profesional	Para pacientes particulares, incluir su NIF es muy recomendable: lo suelen pedir las aseguradoras para el reembolso.
Descripción del servicio	«Sesión de psicoterapia individual», «Sesión de fisioterapia», «Consulta de seguimiento nutricional»	Clara pero sin datos clínicos innecesarios (lo vemos más abajo).
Base imponible y precio unitario	Precio por sesión y número de sesiones	Si aplicas descuentos, que se vean.
Tipo y cuota de IVA, o mención de exención	«Operación exenta de IVA, art. 20.Uno.3º de la Ley 37/1992»	Si está exenta, no pongas «IVA 0 %» sin más: cita la exención.
Retención de IRPF, si procede	15 % (o 7 % en los primeros años) solo si el cliente es empresa o profesional	A un paciente particular no se le aplica retención.
Importe total	Base menos retención, si la hay	Es lo que debe pagarte el cliente.

Sobre los datos del paciente

Un error frecuente es emitir facturas a «Paciente» o con solo el nombre de pila. Si la factura es completa, identifica al destinatario con nombre y apellidos y domicilio. Cuando el paciente es menor, lo habitual es facturar a nombre del padre, la madre o el tutor que paga, indicando en la descripción que el servicio se presta a su hijo o hija, sin más detalle clínico.

Si el que paga es una empresa (por ejemplo, un programa de bienestar emocional para su plantilla) o una aseguradora, sus datos fiscales completos, incluido el NIF, son imprescindibles.

Fecha de expedición y fecha de la operación

Lo normal es emitir la factura en el momento en que prestas el servicio y lo cobras. Cuando el destinatario es una empresa o un profesional, el reglamento permite emitirla más tarde, pero antes del día 16 del mes siguiente a la operación. Algunas consultas que trabajan con empresas emiten una factura mensual que recoge todas las sesiones del mes; es válido, siempre que en la factura queden claras las fechas o el periodo.

El IVA en tu factura: exención sanitaria bien explicada

La gran mayoría de los servicios de psicólogos sanitarios, fisioterapeutas y dietistas-nutricionistas a pacientes están exentos de IVA por el artículo 20.Uno.3º de la Ley del IVA, que exime la asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios, siempre que la finalidad sea el diagnóstico, la prevención o el tratamiento de enfermedades o problemas de salud.

En la factura, la exención no se «nota» solo porque no aparezca IVA. Debes indicar expresamente que la operación está exenta y la norma que lo ampara. Una fórmula habitual es:

«Operación exenta de IVA en virtud del artículo 20.Uno.3º de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido».

Ahora bien, no todo lo que haces en tu consulta está necesariamente exento. Talleres de bienestar sin finalidad terapéutica, formación a otros profesionales, conferencias, planes de alimentación con fines puramente estéticos, venta de productos (suplementos, material de ejercicio, libros) o el alquiler de tu sala a otro profesional pueden llevar IVA. Lo explicamos a fondo en la guía sobre el IVA en la consulta privada y la exención sanitaria. Si mezclas servicios exentos y no exentos, consulta con tu asesor cómo afecta a la deducción del IVA de tus gastos.

Ejemplo de factura con IVA y sin IVA en la misma consulta

Servicio	¿IVA?	Cómo aparece en la factura
Sesión de fisioterapia por lumbalgia	Exenta	Base 50 €, «exenta art. 20.Uno.3º LIVA», total 50 €
Sesión de psicoterapia individual	Exenta	Base 60 €, mención de exención, total 60 €
Charla de gestión del estrés para una empresa, sin finalidad asistencial	Puede llevar IVA (21 %)	Base, IVA 21 %, retención si procede
Venta de una banda elástica al paciente	Lleva IVA	Base, IVA correspondiente y total

Las cifras son ejemplos ilustrativos, no tarifas de referencia. Si estás revisando precios, tienes la guía sobre cuánto cobrar por sesión.

La retención de IRPF: solo cuando facturas a empresas o profesionales

Si eres autónomo y facturas a otra empresa o profesional (una aseguradora, una mutua, una clínica que te subcontrata, una empresa que contrata talleres), esa empresa está obligada a retener un porcentaje de tu factura e ingresarlo a Hacienda en tu nombre. El tipo general para actividades profesionales es el 15 %, y puedes aplicar el 7 % el año de inicio de la actividad y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido una actividad profesional en el año anterior al inicio.

Lo importante es saber cuándo no hay retención:

• A pacientes particulares: nunca. El paciente no es retenedor, así que la factura va sin retención.
• Si facturas a través de una sociedad: los servicios que presta la sociedad no llevan la retención profesional del 15 %.
• Si eres autónomo y la clínica te paga como trabajador por cuenta ajena: no hay factura, hay nómina.

Ejemplo de factura de un fisioterapeuta autónomo a una aseguradora por 10 sesiones de 30 €: base 300 €, operación exenta de IVA, retención del 15 % (45 €), total a cobrar 255 €. Esos 45 € no se pierden: se descuentan después en tu declaración de la renta. Si no tienes ingresos con retención suficientes, normalmente tendrás que presentar el modelo 130 trimestral; lo explicamos en la guía sobre retenciones de IRPF y modelo 130. Y si trabajas con aseguradoras, repasa también la guía sobre mutuas y cuadros médicos.

Factura completa o factura simplificada (el antiguo «ticket»)

El reglamento permite emitir facturas simplificadas cuando el importe no supera, con carácter general, los 400 € (IVA incluido, si lo hubiera). Muchas consultas usan la simplificada para el cobro rápido en recepción. Contiene menos datos:

	Factura simplificada	Factura completa
Importe	Hasta 400 € con carácter general	Cualquier importe
Datos del paciente	No obligatorios	Nombre, apellidos y domicilio; NIF cuando corresponda
Tus datos	Nombre o razón social y NIF	Nombre o razón social, NIF y domicilio
Descripción	Tipo de servicio	Descripción del servicio
IVA	Tipo aplicado o mención de exención	Base, tipo y cuota, o mención de exención
¿Sirve para el reembolso del seguro?	Normalmente no	Sí
¿Sirve para facturar a empresas?	No es lo adecuado	Sí

Consejo práctico: en una consulta sanitaria, emitir siempre factura completa simplifica la vida. Evitas tener dos circuitos, el paciente puede pedir el reembolso sin volver a molestarte y no tienes que reconvertir tickets en facturas a posteriori. Si el paciente pide una factura completa después de haberle dado una simplificada, la normativa prevé emitir una factura completa que haga referencia a la simplificada original.

Qué poner en el concepto sin revelar datos de salud

La factura circula: la ve el paciente, a veces su familia, su empresa o su aseguradora, tu gestoría y, si toca, Hacienda. Por eso conviene aplicar el principio de minimización del RGPD: incluir lo necesario para identificar el servicio y nada más.

Mejor así	Evita
«Sesión de psicoterapia individual (50 min)»	«Sesión por trastorno de ansiedad generalizada»
«Sesión de fisioterapia»	«Tratamiento de hernia discal L5-S1 tras accidente laboral»
«Consulta de dietética y nutrición, seguimiento»	«Plan nutricional para trastorno de la conducta alimentaria»
«Bono de 5 sesiones de fisioterapia»	Detalle de la patología en cada línea

Si la aseguradora de un paciente exige un diagnóstico o un informe para el reembolso, es mejor entregarlo como documento aparte, al propio paciente o con su consentimiento, que incluirlo en la factura. Los datos clínicos tienen su sitio en la historia clínica; si quieres repasar cómo custodiarla, tienes la guía sobre historia clínica, conservación y custodia.

Casos especiales que generan más dudas

Bonos de sesiones y pagos por adelantado

Cuando el paciente paga un bono por adelantado, lo habitual es emitir la factura en el momento del cobro, describiendo el bono («Bono de 5 sesiones de psicoterapia individual») y el importe total. Después controlas las sesiones consumidas, pero no hace falta emitir una factura por cada sesión ya pagada. Si el paciente no consume el bono y le devuelves parte del dinero, la corrección se hace con una factura rectificativa. Tienes más detalle en la guía sobre bonos de sesiones en consulta privada.

Sesiones online con pacientes en el extranjero

Si atiendes por videollamada a un paciente que vive fuera de España, la factura se emite igual, con sus datos. La tributación del IVA en servicios internacionales tiene reglas propias según el país y el tipo de cliente, así que si este tipo de pacientes empieza a ser habitual, revísalo con tu asesor.

Varios profesionales en el mismo centro

En un centro con varios profesionales, quién factura depende de cómo estéis organizados. Si cada profesional es autónomo y atiende a sus propios pacientes, cada uno factura con sus datos y su numeración. Si el centro (una sociedad o un titular) contrata a los profesionales, factura el centro al paciente y los profesionales autónomos facturan al centro, con la retención que corresponda. Lo que no debe pasar es que el paciente reciba facturas de una persona distinta de quien cobra. Si estás valorando el paso a sociedad, repasa la guía sobre autónomo o sociedad limitada.

Sesiones gratuitas o primera valoración sin coste

Si una sesión es realmente gratuita, no hay contraprestación que facturar. Pero si la primera valoración se «regala» dentro de un bono o paquete, lo correcto es que el descuento se vea en la factura del paquete.

Errores en facturas: la factura rectificativa

Una factura emitida no se borra ni se modifica. Si te equivocas en un dato (nombre, NIF, importe, IVA aplicado) o tienes que devolver dinero, lo que se hace es emitir una factura rectificativa:

1. Usa una serie específica para rectificativas (por ejemplo, «R-2026-0003»).
2. Indica que es una factura rectificativa y la factura que rectifica (número y fecha).
3. Explica el motivo de la rectificación (por ejemplo, «error en los datos del destinatario» o «devolución de 2 sesiones no consumidas del bono»).
4. Refleja la corrección: puedes indicar solo la diferencia (incluso en negativo) o anular la original y emitir una nueva con los datos correctos.

Errores típicos que obligan a rectificar en consultas sanitarias:

• Facturar a nombre del menor en lugar del progenitor que paga, o al revés, cuando el paciente pide la factura a otro nombre.
• Aplicar retención a un paciente particular.
• Olvidar la retención al facturar a una aseguradora o empresa.
• Poner IVA a un servicio exento (o no ponerlo a uno que lo lleva).
• Duplicar una factura al cobrar un bono y luego cada sesión.

Y uno que no se puede «arreglar» con rectificativas: saltos en la numeración o facturas anuladas a mano. Si una factura no debió emitirse, se rectifica, no se elimina.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Debes conservar tanto las facturas que emites como las que recibes (alquiler, seguros, material, software, formación). Por la normativa tributaria, el plazo mínimo coincide con el de prescripción, que con carácter general es de cuatro años, pero hay matices: por ejemplo, si una factura justifica un gasto amortizable o una base imponible que se compensa en años posteriores, el plazo se alarga. Por eso muchos asesores recomiendan conservar la documentación al menos seis años, que es además el plazo que fija el Código de Comercio para libros y documentos de los empresarios.

Pueden guardarse en formato electrónico, siempre que se garantice su legibilidad, integridad y acceso. Las facturas recibidas también son importantes: justifican tus gastos deducibles.

Veri*Factu y factura electrónica: qué cambia y cuándo

Hay mucho ruido sobre este tema, así que vamos a lo concreto:

• Veri*Factu (sistemas informáticos de facturación del Real Decreto 1007/2023) obliga a que el software con el que emites facturas cumpla requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad, y a que las facturas lleven un código QR. Tras la nota de Hacienda del 5 de octubre de 2026, las obligaciones pendientes se aplazan hasta octubre de 2028, alineadas con la factura electrónica obligatoria para quienes no superen 8 millones de euros de facturación. Ese aplazamiento todavía debe formalizarse en una norma, pero hoy no es obligatorio en 2026 ni en 2027. Lo explicamos en la guía sobre el aplazamiento de Veri*Factu a octubre de 2028.
• La factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece afecta a las facturas entre empresas y profesionales. Las facturas a tus pacientes particulares no entran en esa obligación, aunque las que emitas a aseguradoras, mutuas o empresas sí estarán afectadas cuando entre en vigor para tu tamaño.

¿Qué significa esto hoy para tu consulta? Que no hay que correr, pero sí conviene dejar atrás las facturas en Word o Excel, donde es fácil saltarse un número, duplicar una factura o modificar una ya emitida. Un programa de facturación con numeración automática, series para rectificativas y registro de cada factura te ordena ahora y te deja preparado para cuando llegue la obligación.

Plantilla de ejemplo de factura para una consulta privada

Esta es una estructura de ejemplo (los datos son ficticios) para una psicóloga autónoma que factura a un paciente particular:

Campo	Ejemplo
Factura n.º	2026-0215
Fecha de expedición	25/10/2026
Fecha de la operación	22/10/2026
Emisor	Laura Martín Ruiz, psicóloga sanitaria, n.º de colegiada M-00000, NIF 00000000X, C/ Ejemplo 12, 28000 Madrid
Destinatario	Javier López Pérez, NIF 00000000Y, C/ Muestra 4, 28000 Madrid
Descripción	Sesión de psicoterapia individual (50 min), 1 × 60,00 €
Base imponible	60,00 €
IVA	Operación exenta de IVA, art. 20.Uno.3º Ley 37/1992
Retención IRPF	No procede (destinatario particular)
Total	60,00 €
Forma de pago	Tarjeta, cobrado el 22/10/2026

El número de colegiado no es un dato que exija el reglamento de facturación, pero es muy útil para los reembolsos de las aseguradoras y refuerza la confianza del paciente. Si tienes dudas sobre la colegiación en tu profesión, tienes la guía sobre colegiación obligatoria.

Checklist: revisa tus facturas en cinco minutos

• Todas las facturas tienen numeración correlativa, sin saltos ni duplicados.
• Las rectificativas van en una serie propia y citan la factura que corrigen.
• Aparecen tus datos completos: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Las facturas completas identifican al destinatario (nombre y apellidos, domicilio y NIF cuando corresponda).
• Los servicios sanitarios exentos llevan la mención expresa de la exención y su artículo.
• Los servicios no exentos (formación, talleres sin finalidad asistencial, productos) llevan su IVA.
• La retención de IRPF aparece solo en facturas a empresas o profesionales, con el tipo correcto (15 % o 7 %).
• El concepto describe el servicio sin datos clínicos innecesarios.
• Los bonos se facturan una sola vez, al cobrarlos.
• Guardas facturas emitidas y recibidas en un lugar seguro, con copia, durante al menos cuatro años (mejor seis).
• Tu sistema de facturación no permite modificar ni borrar facturas emitidas.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacer factura si el paciente me paga en efectivo?

Sí. La obligación de facturar no depende del medio de pago. Además, recuerda que no se pueden pagar en efectivo operaciones de 1.000 € o más cuando una de las partes actúa como empresario o profesional. Con los importes habituales por sesión no suele ser un problema; lo que sí es un problema es no facturar ni registrar esos cobros.

¿Puedo poner «IVA 0 %» en lugar de la mención de exención?

No es lo correcto. Una operación exenta no es lo mismo que una operación con un tipo del 0 %. En la factura tienes que indicar que la operación está exenta y citar la disposición que lo ampara, por ejemplo el artículo 20.Uno.3º de la Ley 37/1992.

¿Un nutricionista que hace planes para perder peso tiene que poner IVA?

Depende de la finalidad. Si el servicio tiene una finalidad de prevención o tratamiento de un problema de salud, puede estar exento. Si es puramente estético o de rendimiento, sin finalidad sanitaria, puede llevar IVA. Es uno de los puntos donde conviene documentar bien la finalidad y consultar con tu asesor.

¿Tengo que hacer retención si facturo a una clínica en la que paso consulta?

Si eres autónomo y facturas a una clínica o centro (empresa o profesional), sí: la factura lleva retención del 15 % (o del 7 % en los primeros años), y es la clínica quien la descuenta e ingresa.

¿Puedo emitir una sola factura al mes a un paciente?

Sí, puedes agrupar en una factura las sesiones de un mismo destinatario realizadas dentro de un mismo mes natural, siempre que se emita, como tarde, el último día del mes. Asegúrate de que se ven las sesiones o el periodo que incluye.

¿Qué hago si un paciente me pide la factura a nombre de otra persona?

Puedes emitirla a nombre de quien paga el servicio (por ejemplo, un familiar), siempre que se corresponda con la realidad. Si ya la emitiste a nombre del paciente y te piden cambiarla, no la modifiques: emite una rectificativa.

¿Me sirve Excel o Word para hacer facturas?

Hoy, sí, mientras cumplas los requisitos de contenido y numeración. Pero son herramientas en las que es fácil cometer errores y no estarán preparadas para Veri*Factu cuando sea obligatorio, en octubre de 2028 según el aplazamiento anunciado por Hacienda. Es buen momento para migrar sin prisas.

Factura bien, sin dedicarle tus tardes

Una buena factura en una consulta sanitaria cabe en una frase: numerada sin saltos, con los datos de las dos partes, un concepto claro y discreto, la exención de IVA bien citada y la retención solo cuando toca. Lo difícil no es saberlo, sino hacerlo cada día sin errores, entre paciente y paciente.

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