Derivar pacientes y trabajar en red desde tu consulta privada: protocolo, informe, RGPD y límites éticos (psicólogos, fisioterapeutas y nutricionistas)
Una paciente llega a tu consulta de fisioterapia con dolor cervical que no termina de ceder. A la tercera sesión te cuenta que duerme cuatro horas, que está pasando un divorcio y que ha perdido seis kilos sin proponérselo. Puedes seguir tratando el cuello, o puedes hacer lo que haría un buen profesional sanitario: atender lo que es tuyo y derivar lo que no lo es. El problema es que muchos profesionales que trabajan por su cuenta no saben bien cómo hacerlo: a quién mandar al paciente, qué datos pueden compartir, si deben escribir un informe, si está bien recibir algo a cambio o cómo evitar que el paciente se pierda por el camino.
Esta guía está pensada para psicólogos, fisioterapeutas y dietistas-nutricionistas con consulta privada en España que quieren derivar mejor y, de paso, construir una red profesional que también les envíe pacientes. Vas a encontrar el marco legal básico (sin tecnicismos innecesarios), un protocolo paso a paso, un modelo de informe de derivación, una tabla de situaciones típicas por disciplina, las líneas rojas éticas y una checklist final.
Resumen rápido: derivar es una obligación profesional cuando el caso supera tu competencia o necesita otra mirada. Hazlo con el consentimiento del paciente, comparte solo la información necesaria, por un canal seguro y con un informe breve. No cobres ni pagues por derivar. Y cuida la red: las derivaciones de calidad son, a medio plazo, una de las fuentes de pacientes más estables que puede tener una consulta privada.
Qué es derivar (y qué no lo es)
Derivar es recomendar al paciente que acuda a otro profesional (o a otro recurso, como su médico de familia o urgencias) porque su situación necesita una evaluación o un tratamiento que tú no puedes o no debes ofrecer, o que conviene que se haga en paralelo al tuyo. En la práctica privada distinguimos tres situaciones:
- Derivación por competencia: el problema queda fuera de tu ámbito profesional. Un nutricionista que detecta síntomas compatibles con un trastorno de la conducta alimentaria grave, un fisioterapeuta que observa signos de alarma neurológicos o un psicólogo ante un paciente con ideación suicida activa que necesita valoración médica urgente.
- Derivación por complementariedad: el problema es tuyo, pero el paciente mejoraría con un abordaje multidisciplinar. Dolor crónico (fisio + psicología), sobrepeso con ansiedad (nutrición + psicología), lesiones deportivas con pauta dietética (fisio + nutrición).
- Derivación por capacidad o encaje: el caso sí es de tu disciplina, pero no tienes hueco, no trabajas esa especialidad concreta (suelo pélvico, terapia infantil, nutrición renal) o existe un conflicto que te impide atenderlo (por ejemplo, conoces personalmente a la familia).
Lo que no es derivar: pasarle un paciente a un compañero a cambio de dinero, mandar a alguien a otro profesional sin explicarle por qué, o compartir su historia completa por WhatsApp «para que el otro se haga una idea». Todo eso genera problemas éticos, legales o, simplemente, pacientes que se pierden.
El marco legal en cinco ideas
No necesitas ser jurista para derivar bien, pero sí conviene tener claras cinco piezas que se aplican a todos los profesionales sanitarios en España.
1. Trabajar en equipo es parte de la profesión
La Ley 44/2003, de ordenación de las profesiones sanitarias (LOPS), dedica su artículo 9 a las relaciones interprofesionales y al trabajo en equipo. La idea de fondo es que la atención sanitaria se presta cada vez más de forma multidisciplinar y que cada profesional debe actuar dentro de su competencia, respetando la de los demás y coordinándose con ellos. Derivar no es una muestra de debilidad: es exactamente lo que la norma espera.
2. Los datos de salud son especialmente protegidos
Lo que sabes de tu paciente son datos de categoría especial según el artículo 9 del RGPD. Compartirlos con otro profesional es una comunicación de datos y tiene que tener base jurídica. En el contexto de la asistencia sanitaria existe una base específica (artículo 9.2.h del RGPD), pero en la consulta privada, cuando derivas a un profesional externo con el que no compartes centro, lo prudente y lo habitual es contar con el consentimiento expreso del paciente para enviar la información, y dejarlo registrado. Si quieres repasar el resto de obligaciones, tienes la guía de protección de datos para consultas privadas.
3. Minimización: solo lo necesario
El RGPD exige que los datos sean «adecuados, pertinentes y limitados» a lo necesario. Traducido a la derivación: envías lo que el otro profesional necesita para atender el motivo de la derivación, no la historia clínica entera. Si derivas a un nutricionista por una pauta alimentaria tras una lesión, no tiene por qué conocer el contenido de las sesiones de psicoterapia del paciente.
4. El secreto profesional sigue vigente
Que el destinatario sea otro sanitario no elimina tu deber de secreto. Lo que cuentes debe estar justificado por la derivación y autorizado por el paciente. Profundizamos en los límites en la guía sobre secreto profesional en la consulta privada.
5. La historia clínica debe reflejarlo
La Ley 41/2002, de autonomía del paciente, obliga a recoger en la historia clínica la información relevante del proceso asistencial. La derivación lo es: anota el motivo, a quién se deriva, qué se ha comunicado al paciente, si ha dado su consentimiento para compartir datos y qué documentación se ha enviado. Más detalle en qué debe contener la historia clínica y cómo custodiarla.
Importante: si hay un riesgo grave e inminente para la vida del paciente o de terceros, la prioridad es activar los recursos de urgencia (112, servicio de urgencias). En esos casos el protocolo ordinario de derivación pasa a segundo plano y conviene que tengas definido de antemano cómo actuar.
Cuándo derivar: señales por disciplina
Cada profesión tiene sus propias «banderas rojas». Esta tabla no sustituye a la formación ni a las guías de tu colegio profesional, pero sirve como recordatorio práctico de situaciones frecuentes en consulta privada.
| Disciplina | Situación frecuente | A quién derivar (orientativo) | Urgencia |
|---|---|---|---|
| Psicología | Ideación suicida con plan o riesgo inminente | Urgencias / 112, médico de familia, psiquiatría | Inmediata |
| Psicología | Sospecha de trastorno de la conducta alimentaria con pérdida de peso marcada | Médico de familia + nutricionista con experiencia en TCA | Alta |
| Psicología | Insomnio persistente, cambios físicos sin explicación | Médico de familia | Media |
| Psicología | Dolor crónico que condiciona el estado de ánimo | Fisioterapia, unidad del dolor vía médico | Media |
| Fisioterapia | Signos de alarma (pérdida de fuerza progresiva, alteración de esfínteres, fiebre con dolor de espalda, pérdida de peso inexplicable) | Médico / urgencias | Inmediata o alta |
| Fisioterapia | Dolor con fuerte componente emocional, miedo al movimiento, catastrofismo | Psicología | Media |
| Fisioterapia | Deportista con lesiones de repetición y mala recuperación | Nutrición deportiva, médico del deporte | Media |
| Nutrición | Analítica alterada o sospecha de patología no diagnosticada | Médico de familia o especialista | Alta |
| Nutrición | Restricción extrema, purgas, atracones | Psicología/psiquiatría + médico | Alta |
| Nutrición | Dolor o limitación física que impide el ejercicio pautado | Fisioterapia | Baja o media |
Dos ideas que conviene interiorizar. Primero, derivar no siempre significa dejar de atender: en muchos casos seguirás con el paciente y coordinarás el tratamiento con el otro profesional. Segundo, cuando la duda es médica, el primer destino suele ser el médico de familia del paciente: es quien tiene la visión global y la puerta de entrada a pruebas y especialistas.
Protocolo de derivación en 7 pasos
Una derivación bien hecha tiene poco que ver con «dale mi número a Marta, que es muy buena». Este es un protocolo sencillo que puedes adoptar tal cual en tu consulta.
Paso 1. Detecta y valora
Identifica qué necesita el paciente que tú no puedes cubrir y con qué urgencia. Escríbelo en una frase: «Necesita valoración médica por pérdida de peso no intencionada de 6 kg en dos meses». Si no eres capaz de formular el motivo con claridad, tampoco lo hará el siguiente profesional.
Paso 2. Habla con el paciente
Explícale por qué crees que conviene derivar, qué puede aportar el otro profesional y qué pasará con vuestro tratamiento. Evita el tono alarmista y deja claro que la decisión es suya. Muchas derivaciones fracasan aquí: el paciente lo vive como un rechazo («me está echando») o no entiende para qué sirve.
Paso 3. Ofrece opciones, no imposiciones
Lo recomendable es proponer dos o tres profesionales o recursos (incluida la sanidad pública cuando proceda) y dejar que el paciente elija. Esto protege su libertad de elección y te protege a ti de cualquier sospecha de interés. Si le recomiendas a alguien con quien tienes relación (compartís local, sois socios, es tu pareja), dilo abiertamente.
Paso 4. Pide el consentimiento para compartir información
Si vas a enviar un informe o vas a hablar del caso con el otro profesional, pide autorización expresa y concreta: a quién, qué información y para qué. Lo ideal es que quede por escrito o, como mínimo, anotado en la historia con fecha. Si el paciente prefiere llevar él mismo el informe, perfecto: es una opción muy limpia.
Paso 5. Redacta un informe breve
Un buen informe de derivación cabe en una página. Más abajo tienes un modelo. Si quieres profundizar en cómo redactar documentos para pacientes, revisa la guía de informes y justificantes en consulta privada.
Paso 6. Envía por un canal seguro
Nada de capturas de pantalla ni de audios por mensajería personal. Entrega el informe en mano al paciente, envíalo desde el portal o el software de gestión de tu consulta, o por correo con el documento cifrado o protegido con contraseña enviada por otra vía. Sobre mensajería, tienes los criterios en la guía de WhatsApp con pacientes y RGPD.
Paso 7. Haz seguimiento y cierra el círculo
Anota en la historia la derivación y, pasadas dos o tres semanas, pregunta al paciente si ha podido acudir. Si el otro profesional te devuelve información (con autorización del paciente), incorpórala. Un seguimiento corto evita que el paciente quede en tierra de nadie, que es lo que más daño hace en una derivación.
Modelo de informe de derivación
Adapta este esquema a tu disciplina y a los requisitos de tu colegio. No incluyas más datos de los necesarios.
| Apartado | Qué incluir | Ejemplo breve |
|---|---|---|
| Identificación del emisor | Nombre, profesión, número de colegiado, datos de contacto profesional | Fisioterapeuta, col. n.º XXXX |
| Identificación del paciente | Nombre y fecha de nacimiento (lo justo para identificarlo) | — |
| Destinatario | Profesional o servicio al que se deriva | Médico de familia / Psicología |
| Motivo de la derivación | Una o dos frases claras | Dolor lumbar con pérdida de fuerza progresiva en pierna izquierda |
| Información relevante | Hallazgos, evolución, tratamientos realizados, en lenguaje sobrio | 6 sesiones, sin mejoría, empeoramiento la última semana |
| Qué se solicita | Valoración, diagnóstico, tratamiento conjunto, pauta concreta | Valoración médica y, si procede, pruebas de imagen |
| Continuidad | Si sigues tratando al paciente o suspendes el tratamiento | Suspendo tratamiento hasta valoración |
| Consentimiento | Constancia de que el paciente autoriza la comunicación | El paciente autoriza el envío de este informe |
| Fecha y firma | — | — |
Un consejo de estilo: escribe pensando en que el paciente puede leer el informe (y tiene derecho a ello). Lenguaje respetuoso, sin juicios y sin etiquetas innecesarias.
Las líneas rojas: dinero, conflictos de interés y libertad del paciente
Aquí es donde más dudas surgen cuando una consulta empieza a funcionar en red.
¿Puedo cobrar o pagar comisiones por derivar pacientes?
La respuesta corta es no deberías. Los códigos deontológicos de las profesiones sanitarias rechazan, de forma general, percibir o pagar contraprestaciones por enviar pacientes, porque la recomendación tiene que basarse en el interés del paciente y no en el del profesional. Además, pagar por pacientes genera incentivos perversos (derivar más de lo necesario, derivar al que paga en vez de al más adecuado). Consulta el código deontológico de tu colegio profesional para conocer la formulación concreta que te aplica.
Esto no impide relaciones económicas legítimas y transparentes, como compartir local y gastos, subarrendar una sala por horas (lo vimos en la guía sobre alquilar consulta por horas) o trabajar como colaborador de otro centro con un contrato claro (cómo contratar o trabajar con colaboradores). La diferencia es que en estos casos pagas o cobras por un servicio real (un espacio, un trabajo), no por la derivación en sí.
Conflictos de interés
Si derivas a un centro del que eres socio, en el que trabaja un familiar o con el que tienes un acuerdo económico, díselo al paciente y ofrécele alternativas. La transparencia elimina el 90 % de los problemas.
La libertad de elección
El paciente decide si acude, a quién y cuándo. Tu papel es informar y recomendar. Si rechaza la derivación en una situación que consideras importante, déjalo anotado en la historia, incluyendo que le has informado de los riesgos.
| Práctica | ¿Correcta? | Por qué |
|---|---|---|
| Recomendar 2-3 profesionales de confianza | Sí | Respeta la libre elección |
| Cobrar 10 € por cada paciente que envías a un compañero | No | Contraprestación por derivar |
| Compartir local y repartir gastos con otros profesionales | Sí, con contrato | Relación económica por un servicio real |
| Enviar la historia completa «por si acaso» | No | Vulnera la minimización de datos |
| Derivar a tu socio sin decirlo | No recomendable | Conflicto de interés no declarado |
| Pedir al otro profesional que te devuelva información con autorización | Sí | Coordinación asistencial |
Cómo construir una red de derivación que funcione
Derivar bien es una cuestión ética. Pero tener una red también es una estrategia de crecimiento muy eficaz para una consulta privada: los pacientes que llegan recomendados por otro profesional suelen llegar con más confianza, mejor informados y con menos abandono. Así se construye una red sin convertirla en un intercambio de favores.
Elige bien a tus nodos
Piensa en los perfiles que más necesitan tus pacientes y en los que más pacientes podrían enviarte:
- Psicólogos: médicos de familia y psiquiatras privados, fisioterapeutas de dolor crónico y suelo pélvico, nutricionistas con experiencia en TCA, logopedas, centros educativos y orientadores (en el caso de infancia; recuerda las particularidades de atender a menores).
- Fisioterapeutas: traumatólogos y médicos del deporte, podólogos, entrenadores personales y centros deportivos, nutricionistas deportivos, psicólogos de dolor.
- Dietistas-nutricionistas: endocrinos y médicos de familia, psicólogos (TCA, ansiedad), fisioterapeutas y entrenadores, farmacias de barrio.
No hace falta tener veinte contactos. Cinco o seis profesionales de confianza bien elegidos cubren la mayoría de las necesidades.
Conoce de verdad a quién recomiendas
Antes de incluir a alguien en tu red, comprueba lo básico: que está colegiado (puedes verificarlo en el registro de su colegio; repasa la guía de colegiación obligatoria), que su centro cuenta con autorización sanitaria y que su forma de trabajar encaja con la tuya. Un café o una videollamada de media hora vale más que cualquier reseña.
Presenta tu consulta de forma concreta
Cuando contactes con otros profesionales, no digas «soy psicóloga, por si alguna vez necesitas». Di para qué tipo de casos eres buena opción: «Trabajo ansiedad y dolor crónico en adultos, tengo hueco en dos semanas y te envío siempre un informe de vuelta». Cuanto más concreto, más fácil es que se acuerden de ti en el momento adecuado.
Devuelve información (siempre con autorización)
Lo que más valoran los profesionales que derivan es saber qué pasó con su paciente. Un breve informe de vuelta («la paciente acudió, iniciamos tratamiento semanal, evolución favorable») con el consentimiento del paciente convierte una derivación puntual en una relación profesional duradera.
Facilita la cita
Si el paciente tiene que llamar tres veces para conseguir hueco, la derivación se cae. Tener agenda online con reserva directa y recordatorios automáticos marca la diferencia: el otro profesional puede darle al paciente un enlace y la cita queda cerrada en dos minutos. Si estás organizando tus horarios, te ayudará la guía sobre cómo organizar la agenda de tu consulta privada.
Cuida tu presencia online
Cuando alguien te recomienda, lo primero que hace el paciente es buscarte en Google. Un perfil de empresa en Google completo, una web que cumpla los requisitos legales y algunas reseñas de pacientes confirman la recomendación. Y recuerda que la publicidad sanitaria tiene sus normas (publicidad sanitaria en redes sociales).
Derivaciones con mutuas y aseguradoras
Si trabajas con compañías de seguros, ten en cuenta que muchas pólizas exigen prescripción o autorización previa para cubrir determinadas sesiones (es habitual en fisioterapia y en psicología). En ese caso, la «derivación» tiene un componente administrativo: el paciente necesita el volante o la autorización de la aseguradora antes de empezar. Explícaselo desde el principio para evitar sorpresas con la factura. Tienes todos los detalles en la guía sobre mutuas, aseguradoras y cuadro médico.
En la práctica privada sin aseguradora, en cambio, el paciente puede acudir directamente a fisioterapia, psicología o nutrición sin necesidad de volante médico, aunque eso no elimina tu obligación de derivar al médico cuando aparecen signos que lo requieren.
Errores frecuentes al derivar
- Derivar tarde. Por no «perder» al paciente o por no querer admitir que el caso te supera. Es el error con peores consecuencias, tanto para el paciente como para tu responsabilidad profesional (y tu seguro de responsabilidad civil).
- No explicar el motivo. El paciente no acude porque no entiende para qué.
- Dar un solo nombre sin alternativas. Limita la libertad de elección y puede parecer interesado.
- Compartir demasiada información o hacerlo por canales inseguros.
- No anotarlo en la historia clínica. Si algún día hay una reclamación, lo que no está escrito no existe.
- Olvidarse del seguimiento. El paciente queda en tierra de nadie.
- Convertir la red en un intercambio de favores económicos. Te expone deontológicamente y deteriora la calidad de las recomendaciones.
Checklist de derivación
Imprímela o tenla a mano en tu software de gestión:
- He identificado el motivo de la derivación y lo puedo explicar en una frase.
- He valorado la urgencia (inmediata, alta, media o baja).
- He explicado al paciente por qué conviene derivar y qué pasará con nuestro tratamiento.
- He ofrecido al menos dos opciones (incluida la pública si procede).
- He declarado cualquier relación o interés con el profesional recomendado.
- Tengo el consentimiento del paciente para compartir información, y está registrado.
- El informe incluye solo los datos necesarios para el motivo de derivación.
- Lo he enviado por un canal seguro o se lo he entregado al paciente.
- He anotado la derivación en la historia clínica.
- He programado un recordatorio para hacer seguimiento en 2-3 semanas.
- No hay ninguna contraprestación económica por la derivación.
Preguntas frecuentes
¿Necesito el consentimiento del paciente para derivarlo?
Para recomendarle que acuda a otro profesional, no: es parte de tu labor informativa y la decisión es suya. Para enviar información sobre él a otro profesional externo, en la consulta privada lo recomendable es contar con su consentimiento expreso y dejarlo registrado. La alternativa más sencilla es entregarle el informe al propio paciente.
¿Puedo llamar al otro profesional para comentarle el caso?
Sí, si el paciente lo autoriza y te limitas a la información necesaria. Si quieres comentar un caso de forma anónima para pedir consejo (supervisión o interconsulta), elimina cualquier dato que permita identificar al paciente.
¿Es legal recibir una comisión por cada paciente que derivo?
Los códigos deontológicos de las profesiones sanitarias rechazan, con carácter general, cobrar o pagar por derivar pacientes. Más allá de la posible sanción colegial, compromete tu independencia y la confianza del paciente. Las relaciones económicas legítimas (alquiler de espacio, colaboración profesional con contrato) son otra cosa.
Si derivo a un paciente, ¿tengo que dejar de tratarlo?
No necesariamente. En muchos casos lo ideal es un tratamiento coordinado. Solo deberías suspender tu intervención cuando pueda ser contraproducente o cuando el problema quede claramente fuera de tu competencia hasta que otro profesional lo valore.
¿Qué hago si el paciente se niega a ir al médico pese a ver señales de alarma?
Infórmale de forma clara de los riesgos, recomiéndale de nuevo la valoración, déjalo anotado en la historia clínica y valora si es prudente continuar tu tratamiento. Si hay riesgo vital inminente, activa los servicios de urgencia.
¿Puede un fisioterapeuta derivar directamente a un traumatólogo?
Puede recomendar al paciente que acuda a un especialista privado o, más habitualmente, a su médico de familia, que es quien deriva dentro del sistema público. Lo importante es que el informe sea claro sobre el motivo y los hallazgos.
¿Cuánto tiempo debo guardar los informes de derivación?
Forman parte de la historia clínica, así que siguen sus plazos de conservación: como mínimo cinco años desde el alta de cada proceso asistencial según la Ley 41/2002, salvo que la normativa autonómica establezca plazos más largos.
¿Cómo consigo que otros profesionales me deriven pacientes?
Siendo concreto sobre los casos que atiendes, facilitando la cita (agenda online, respuesta rápida), devolviendo información con autorización del paciente y manteniendo una relación profesional sin contraprestaciones por derivación. Si estás empezando, te puede servir también la guía para conseguir tus primeros pacientes.
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- Historia clínica y notas para registrar el motivo de la derivación, el consentimiento y el seguimiento.
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- Perfil público donde el paciente recomendado puede conocerte antes de reservar.
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Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico ni a las normas deontológicas de tu colegio profesional. Revisa siempre la normativa autonómica aplicable.